CheapCargo

Automatische inkoopcontrole voor CheapCargo

CheapCargo.com is een vergelijkingsplatform voor het versturen van pakketten, pallets en documenten.



Administratieve automatisering



Voor meerdere vervoerders

250.000+

Factuurregels gecheckt

Bedrijf

CheapCargo

Locatie

Nijmegen, Nederland

Bedrijfsgrootte

10-50

Oplossingen

Webapplicaties

Databases

Interfaces

Tools

Xano

Retool

Over

CheapCargo

CheapCargo.com, onderdeel van PostNL, is een online vergelijkingsplatform voor het versturen van pakketten, pallets en documenten. Het platform werkt samen met meer dan 20 vervoerders om bedrijven voor elke zending de beste deal te bieden. Hierdoor kunnen bedrijven profiteren van een veilige en snelle levering van hun zendingen, tegen de scherpe prijs.

‍

· CheapCargo

Uitdaging

Wat doe je als bedrijf wanneer je zo snel groeit dat je de administratie niet meer kunt bijhouden? Voor die uitdaging stond CheapCargo toen we voor het eerst met hen om de tafel gingen. Jaarlijks verwerkt CheapCargo honderdduizenden zendingen van verschillende vervoerders, waarvoor ze wekelijks facturen in de vorm van XML-bestanden ontvangen. Deze bestanden variëren in structuur, afhankelijk van de vervoerder, en elke gefactureerde zending moet zorgvuldig worden gecontroleerd. Voorheen gebeurde dit met Excel, wat leidde tot duizenden uren handmatig werk, veel fouten, grote afhankelijkheid van individuele medewerkers en trage Excel-sheets, waardoor volledige controle bijna onmogelijk was.

Oplossing

In nauwe samenwerking hebben we een no-code webapplicatie ontwikkeld, genaamd CargoMatch. Deze applicatie maakt het mogelijk om facturen van verschillende vervoerders uit te lezen en elke factuurregel te matchen met de corresponderende zending in de database van het platform. Met één oogopslag is duidelijk welke zendingen nabelast moeten worden. Vervolgens kan op detailniveau worden geanalyseerd waar de verschillen tussen inkoop- en verkoopprijzen zitten. CargoMatch genereert automatisch de juiste toelichting, waarna deze direct vanuit de tool kan worden verstuurd naar de klant.

Facturen importeren van verschillende vervoerders

Elke vervoerder gebruikt een uniek XML-formaat voor hun facturatie, wat een grote uitdaging vormt voor uniforme verwerking. Dit hebben we opgelost met een specifiek ontworpen parser voor elke vervoerder. Deze parsers zetten de diverse datastructuren om naar een gestandaardiseerde vorm. Hierdoor kunnen facturen van verschillende vervoerders moeiteloos en efficiënt worden geïmporteerd.

Koppeling met 2 databases

CargoMatch integreert naadloos met twee databronnen via de Retool front-end. Enerzijds koppelt het met de nieuwe back-end in Xano, waar alle facturen en factuurregels worden beheerd, en anderzijds met het data warehouse van het CheapCargo platform met alle zendinggegevens. Deze dubbele verbinding geeft ons de mogelijkheid om gegevens uit beide bronnen efficiënt te verwerken en toegankelijk te maken via één gebruiksvriendelijke interface.

Factuurregels matchen met de juiste zending

Na het uploaden van facturen controleert het systeem elke factuurregel door deze te koppelen aan de juiste zending via het referentienummer. Het identificeert automatisch zendingen waar de inkoopprijs hoger is dan de verkoopprijs. Deze zendingen worden direct aangegeven voor nabelasting.

Toeslagen vergelijken in één oogopslag

Zodra een zending extra aandacht nodig heeft, biedt de tool de mogelijkheid om alle details snel te bekijken. Hierbij worden de kosten en toeslagen die zijn ingekocht en verkocht naast elkaar gezet. Dit overzicht maakt het eenvoudig voor de administratie om te zien welke toeslagen nog moeten worden doorberekend. Zo wordt het proces van nacalculatie gestroomlijnd en worden eventuele verschillen snel opgemerkt.

Direct nabelasten met gepersonaliseerde toelichting

CargoMatch automatiseert niet alleen het identificeren van zendingen die nabelast moeten worden, maar genereert ook automatisch de benodigde toelichtingsteksten. Deze teksten kunnen door de administratie zelf worden ingesteld en aangepast met relevante variabelen zoals afmetingen, gewicht en referentienummer. Eenmaal gedefinieerd, kan de nabelasting met de gepersonaliseerde toelichting direct per e-mail naar de klant worden verzonden. Dit verhoogt de efficiëntie en zorgt voor duidelijke communicatie richting de klant.

Samenwerken met Optimeister was een gamechanger voor ons bij CheapCargo. Al snel werd duidelijk dat hun team niet alleen onze uitdagingen begreep, maar ook de expertise had om een op maat gemaakte oplossing te bieden. De efficiëntie en duidelijkheid in communicatie maakten het project soepel, en de impact van de oplossing op onze operaties is enorm. We gaan hier zo veel tijd en geld mee besparen! Optimeister heeft niet alleen geluisterd, maar heeft ook geleverd.

Lucas Brans

Director

CheapCargo

Benieuwd wat wij voor
jou kunnen betekenen?

Plan direct een afspraak in met Fritz om te sparren over je project wanneer het jou uitkomt.

Plan kennismaking

Fritz Wierper

No-code consultant

CheapCargo

CheapCargo

CheapCargo

Automatische inkoopcontrole voor CheapCargo



